Teilnahme­bedingungen für Aussteller

Veranstaltung: Flüssiggasforum 2026
Veranstalter: Deutscher Verband Flüssiggas e. V.
Datum: 9. bis 11. Juni 2026 in Münster
Ort: Messe und Congress Centrum Halle Münsterland
Albersloher Weg 32
48155 Münster

1. Ausstellungsdauer und Anlieferung

  1. Öffnungszeiten für Aussteller (inkl. Auf- und Abbauzeiten):

    Dienstag, den 9.06.2026:
    08:00 bis 20:00 Uhr
    Mittwoch, den 10.06.2026:
    08:00 bis 17:30 Uhr
    Donnerstag, den 11.06.2026:
    08:00 bis 18:00 Uhr

    Der Aufbau der Ausstellung ist am 9.06.2026 von 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr möglich.
    Ein Vorabendaufbau ist nicht möglich. Außerhalb dieser Zeiten ist der Aufenthalt in der Fachausstellung nicht gestattet. Ausnahmen hiervon bedürfen der schriftlichen Zustimmung des DVFG.

  2. Die Anlieferung von großen Ausstellungsständen und Equipment erfolgt idealerweise über das Südfoyer. Dazu nutzen Sie bitte die Straße „Am Haverkamp", um auf den Parkplatz P2/Süd zu gelangen.

    Der Code zum Öffnen der Schranke lautet 871590.

    Die Türen zur Ausstellung haben eine Breite von 2,40m und eine Höhe von 2,20m.

    Bitte beachten Sie hierzu auch den Download „Anfahrtsinformationen für Gastspielproduktionen".

  3. Kleinere Gegenstände können direkt über den Haupteingang (CongressFoyer) in die Ausstellung gebracht werden. Das Parken erfolgt auf P1/Nord.

    Die Seitentüren neben dem Haupteingang haben eine Breite von 2,20m und eine Höhe von 2,10m.

2. Anmeldung

  1. Der Antrag auf Zulassung zur Teilnahme an der Veranstaltung erfolgt durch die Online-Anmeldung beim DVFG über die Buchungsseite https://forum-fluessiggas.de/.
  2. Anmeldeschluss ist der 31.03.2026. Spätere Anmeldungen sind, soweit noch Kapazität vorhanden ist, möglich. Je nach Buchungszeitraum kann es zu Einschränkungen der Leistungen durch den DVFG kommen, wie Auswahlmöglichkeit der zu buchenden Standfläche. Dies berechtigt den Aussteller nicht zur Reduzierung der Standgebühr.
  3. Nach der Buchung erfolgt durch den DVFG eine Prüfung auf Zulassung als Aussteller auf dem Flüssiggasforum. Der Buchende erhält nach der Prüfung eine Zahlungsaufforderung bzw. eine Ablehnung.
  4. Bei der Anmeldung sind die Anzahl sowie Namen und Vornamen der Standbetreuer anzugeben. Jeder Standbetreuer erhält eine personalisierte Eintrittskarte für die Fachausstellung.
  5. Für die Standbetreuer wird für das dreitägige Flüssiggasforum eine Verpflegungspauschale in Höhe von € 310,00 pro Standbetreuer erhoben. Sollten die Standbetreuer sich auch für die Vorträge während des Forums anmelden, entfällt die Verpflegungspauschale.
  6. Der Aussteller hat alle von ihm ausgestellten Produktkategorien zu benennen. Diese Angaben werden u.a. benötigt, um eine verlässliche Sicherheitseinschätzung abgeben zu können. Produktgruppen, die nicht angegeben werden, müssen auf Verlangen des Messe und Congress Centrums Halle Münsterland vom Ausstellungsstand entfernt werden.

3. Zulassung und Platzanweisung

  1. Die Entscheidung über die Zulassung von Ausstellern und Ausstellungsgegenständen sowie die Platzzuteilung trifft der DVFG.
  2. Die Entscheidung über die Zulassung erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung der für die Veranstaltung zur Verfügung stehenden Flächenkapazitäten sowie der Zwecksetzung und Struktur der Veranstaltung.
  3. Die Größe der Ausstellungsflächen sind wie im Ausstellerplan angegeben buchbar.
  4. Nach erfolgter Zahlung der Entgelte erhält der Aussteller eine Anmeldebestätigung.
  5. Eine verbindliche Anmeldung zur Ausstellung liegt nur dann vor, wenn die Teilnahme durch den DVFG bestätigt wurde.
  6. Eine bereits erteilte Zulassung kann widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass die Angaben des Anmelders in seiner Anmeldung in wesentlichen Punkten unvollständig, insbesondere in Bezug auf die Art des Unternehmens und die Ausstellungsgüter, oder in wesentlichen Punkten nicht wahrheitsgemäß sind und deshalb die Voraussetzungen für die Zulassung nicht vorgelegen haben. Dasselbe gilt, wenn die Zulassungsvoraussetzungen nachträglich entfallen.

4. Entgelte

  1. Für die Ausstellungsflächen werden folgende Preise für die Standmiete festgesetzt:

    FlächeMitgliederNichtmitglieder
    Standardfläche 6m² (3 x 2 m)490,00 €740,00 €
    Standardfläche 9m² (3 x 3 m)680,00 €975,00 €
    Standardfläche 12m² (4 x 3 m)910,00 €1.300,00 €
    Standardfläche 16m² (4 x 4 m)1.210,00 €1.730,00 €
    Standardfläche 20m² (5 x 4 m)1.520,00 €2.160,00 €
    Sonderfläche pro m²80,00 €115,00 €
  2. Für die Standbetreuer wird für das dreitägige Flüssiggasforum eine Verpflegungspauschale in Höhe von € 310,00 netto pro Person erhoben.
  3. Alle Entgelte sind Nettopreise, zu denen zusätzlich die Umsatzsteuer in der jeweils gültigen gesetzlichen Höhe (nach UStG in der jeweils gültigen Fassung) ausgewiesen wird und zu entrichten ist.
  4. Öffentliche Veranstaltungen, die auch "Dritten" zugänglich sind, werden gemäß § 3a Abs. 3 Nr. 5 UStG mit Mehrwertsteuer berechnet. Der Leistungsort des Flüssiggasforums ist Deutschland. Die Regelung basiert auf Art. 53 der MwStSystRL.

5. Stornierung / Rücktritt / Kündigung

  1. Eine kostenfreie Stornierung der Standfläche durch den Aussteller ist ausgeschlossen. Änderungen von Anzahl und Namen der Standbetreuer sind davon ausgenommen. Sie können im Nachhinein geändert/storniert werden.
  2. Bei einer Stornierung ist der Aussteller verpflichtet, den vollen Mietbetrag und die bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Kosten zu bezahlen.
  3. Der gemäß 4.a zu zahlende Mietbetrag verringert sich um 75%, sofern dem DVFG eine Neuvermietung der Standfläche gelingt.
  4. Als Neuvermietung gilt jedoch nicht der Fall, dass aus optischen Gründen, die vom zurückgetretenen Aussteller nicht genutzte Fläche einem anderen Aussteller zugeteilt wird, ohne dass der DVFG weitere Einnahmen hieraus erzielt oder/und die zugeteilte Standfläche zwar anderweitig vermietet wird, jedoch die insgesamt für die Ausstellung zur Verfügung stehende Fläche nicht komplett vermietet werden kann. In jedem Fall bleibt dem Aussteller der Nachweis vorbehalten, dass dem DVFG kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
  5. Die Rücktrittserklärung bedarf in jedem Fall der Textform.
  6. Der DVFG ist berechtigt, den abgeschlossenen Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und unbeschadet der Weiterhaftung des Ausstellers für die volle Miete und die entstandenen Kosten zu kündigen, wenn über das Vermögen des Ausstellers ein Insolvenzverfahren beantragt, eröffnet oder mangels Masse eingestellt wurde. Gleiches gilt für den Fall, dass die Entgelte nicht oder nur teilweise eingegangen sind.
  7. Sollte eine Ausstellung infolge von Ereignissen, die außerhalb der Verfügungsmacht des DVFG liegen, ganz oder teilweise abgesagt, abgebrochen oder unterbrochen werden, ist ein Rücktritt vom Vertrag oder die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches ausgeschlossen.

6. Zahlungsbedingungen

  1. Die Entgelte verstehen sich zzgl. der Umsatzsteuer in der jeweiligen gesetzlichen Höhe.
  2. Die Zahlung der Entgelte wird sofort und ohne Abzug nach Freigabe der Buchung fällig.
  3. Es kann auf Rechnung gezahlt werden. Die Zahlungen sind an die auf der Rechnung aufgedruckte Bankverbindung zu zahlen.
  4. Vor vollständiger Bezahlung der Entgelte erhält der Aussteller weder die Anmeldebestätigung noch die Erlaubnis zum Standaufbau.
  5. Beanstandungen von Rechnungen müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach Rechnungserhalt schriftlich gegenüber dem DVFG geltend gemacht werden.

7. Standbaugenehmigung

  1. Wie üblich erfolgt vor Eröffnung der Ausstellung eine Begehung durch das Messe und Congress Centrum Halle Münsterland. Das Messe und Congress Centrum Halle Münsterland und die von diesem beauftragten Dienstkräften üben gegenüber den Ausstellern das Hausrecht aus. Ihren Anordnungen ist Folge zu leisten.
  2. Jegliche eingebrachte Ausstattungs- und Ausschmückungsgegenstände dürfen nur aus schwer entflammbaren Stoffen bestehen.
  3. Standbauten oder Aufbauten im Außenbereich mit einer Höhe von über 2,50 m sind genehmigungspflichtig.
  4. Standbauten mit geschlossenen Deckenkonstruktionen sind nicht gestattet.

8. Aufbau

  1. Der Aufbau der Ausstellung ist am 09.06.2026 von 08.00 bis 14.00 Uhr möglich. Ein Vorabendaufbau ist nicht möglich.
  2. Weder das Messe und Congress Centrum Halle Münsterland noch der DVFG übernehmen Haftung für eingebrachte Sachen.
  3. Die maximal mögliche Bodenbelastung beträgt 500 kg/m². Für einen entsprechenden Bodenschutz ist zu sorgen. Ein Hubwagen ist vor Ort und muss nicht vorab angemietet werden.
  4. Teppiche, Bodenbelag u. ä. sind so zu befestigen, dass keine Rutsch-, Stolper- oder Sturzgefahr besteht.
  5. Grundsätzlich gilt, dass die Wände, Böden und Flächen des Messe und Congress Centrums Halle Münsterland nicht beklebt oder in sonst einer Weise beschädigt werden dürfen. Dazu zählen Tesafilm, Aufkleber, Klebeband, doppelseitiges Klebeband, Teppichkleber oder sonstige Klebstoffe, Schrauben, Nägel und Tackernadeln. Teppichböden an Ständen dürfen mit Gaffa Band fixiert werden.
  6. Bei Zuwiderhandlung trägt der Aussteller die Kosten der Entfernung, sowie eventuell anfallende Handwerkskosten.
  7. Die Stände in der Ausstellung sind täglich nach der Veranstaltung vom Stromnetz zu trennen.

9. Abbau 

  1. Der Abbau hat am 11.06.2026 bis spätestens 18.00 Uhr zu erfolgen (Fixtermin). Die Standfläche ist vom Aussteller vollständig zu räumen und in dem übernommenen Zustand zurückzugeben.
  2. Insbesondere sind hierbei Teppichbodenklebebänder durch den Aussteller auf eigene Kosten zu entfernen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es allein Aufgabe des Ausstellers ist, für die Entfernung von Teppichbodenklebebändern zu sorgen. Sofern solche nach Abbau-Ende noch vorhanden sein sollten, werden diese auf Kosten des Ausstellers vom Messe und Congress Centrum Halle Münsterland beseitigt.
  3. Ist die Räumung am 11.06.2026 nicht bis 18.00 Uhr vollständig erfolgt, so ist das Messe und Congress Centrum Halle Münsterland berechtigt, auf Kosten des Ausstellers die Räumung vorzunehmen und zurückgelassene Gegenstände auf dessen Kosten einlagern zu lassen.
  4. Für zurückgelassene Gegenstände übernehmen das Messe und Congress Centrum Halle Münsterland und der DVFG keinerlei Haftung.

10. Werbung und Musterabgabe

  1. Die Fachausstellung des Flüssiggasforums dient zur Information der Fachbesucher über neue Produkte und Entwicklungen auf dem Flüssiggas-Markt. Ein Direktverkauf von Waren vor Ort findet nicht statt.
  2. Dem Charakter dieser Ausstellung entsprechend ist die Abgabe von Werbematerialien und Mustern unentgeltlich zulässig. Die eventuell notwendige Beschaffung und Einhaltung von gewerbe- und gesundheitspolizeilichen Genehmigungen sind ausschließlich Sache des Ausstellers.
  3. Dem Aussteller ist Werbung aller Art nur innerhalb seines Standes und ausschließlich für die von ihm ausgestellten Ausstellungsgüter erlaubt.
  4. Die Ausgabe von Mustern, die Verteilung von Drucksachen und/oder Werbemitteln außerhalb des eigenen Standes sowie die Aufstellung von Werbeelementen außerhalb der Standfläche sind nicht möglich.
  5. Zuwiderhandlungen berechtigen den DVFG, unbeschadet der Weiterhaftung des Ausstellers für die volle Miete, nach vorheriger Abmahnung zur sofortigen Schließung des Standes und zum Ausschluss von der Teilnahme an der Veranstaltung gegebenenfalls auch an künftigen Veranstaltungen; ein Schadensersatzanspruch des Ausstellers besteht diesbezüglich nicht.

11. Kommunikationsmöglichkeiten

  1. In den Ausstellergebühren inkludiert ist die Nennung des Unternehmens mit Firmenlogo im Hallenplan, der Link zur Firmen-Homepage sowie einer Kurzbeschreibung des Unternehmens.
  2. Änderungen von Firmennamen, Weblink, Logo und Kurzbeschreibung können bis einschließlich 31.03.2026 berücksichtigt werden. Grundlage sind die Angaben in der Buchung, die Sie anhand der Eingangsbestätigung kontrollieren und gegebenenfalls aktualisieren können.

12. Gewerblicher Rechtsschutz

  1. Der Aussteller ist verpflichtet, bezüglich der von ihm ausgestellten Waren Schutzrechte Dritter strikt zu beachten. Waren, die gewerblichen Schutzrechte, insbesondere Markenrechte, Geschmacksmusterrechte, Gebrauchsmuster und/oder Patente verletzen, sind als Ausstellungsgüter nicht zugelassen.
  2. Der Aussteller ist verpflichtet, rechtsverletzende Ware unverzüglich von seinem Stand zu entfernen.
  3. Der DVFG behält sich ausdrücklich vor – ohne dass hierzu eine entsprechende Verpflichtung begründet wird – im Falle nachgewiesener Schutzrechtsverletzungen und/oder Verstößen gegen die Verpflichtungen gem. Punkt 12 den Aussteller von der laufenden und/oder zukünftigen Veranstaltung(en) entschädigungslos auszuschließen.
  4. Die Sicherstellung gewerblicher Schutzrechte an seinen Ausstellungsgütern ist im Übrigen ausschließlich Sache des Ausstellers.
  5. Sofern der DVFG aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung oder aufgrund substantiierter Nachweise für die Schutzrechtsverletzung ihres Ausschlussrechts gem. 12 b. Gebrauch macht, steht dem betroffenen Aussteller auch dann gegen den DVFG kein Schadensersatzanspruch zu, falls sich zu einem späteren Zeitpunkt (durch Rechtsmittelverfahren oder sonstige Rechtsnachweise) die Schutzrechtsverletzung als gegenstandslos erweisen sollte. Dies gilt nicht für den Fall, dass der DVFG vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.

13. Fotografieren und sonstige Bildaufnahmen

  1. Gewerbliche Bildaufnahmen jeglicher Art, insbesondere Fotografien sowie Film- und Videoaufnahmen, sind auf der gesamten Veranstaltung untersagt. Ausgenommen hiervon sind lediglich die vom DVFG akkreditierten Fotografen.
  2. Film- und Bildaufnahmen der Aussteller ihrer eigenen Stände und Exponaten sind ohne Zustimmung des DVFG möglich.
  3. Im Rahmen der Veranstaltung werden Fotos und Videos aufgenommen, die für folgende Zwecke genutzt werden können: Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentation der Veranstaltung, Werbemaßnahmen. Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erklären Sie sich einverstanden, dass Fotos und/oder Videos, auf denen Sie abgebildet sind, zu den oben genannten Zwecken verwendet werden dürfen. Wenn Sie mit der Aufnahme oder Nutzung von Fotos/Videos, auf denen Sie abgebildet sind, nicht einverstanden sind, bitten wir Sie, dies vor Beginn der Veranstaltung zu melden. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.

14. Speicherung von Daten

Der Aussteller erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass der DVFG personenbezogene Daten gemäß Bundesdatenschutzgesetz – auch unter Einsatz automatischer Datenverarbeitung – speichert, verarbeitet oder weiterleitet, soweit dies durch ausschließlich mit dem Flüssiggasforum im Zusammenhang stehende geschäftliche Zwecke bedingt ist.

15. Geltendmachung von Ansprüchen

Ansprüche des Ausstellers gegen den DVFG, ihre Erfüllungsgehilfen oder den bei ihm Beschäftigten, gleich welcher Art, sind spätestens sechs Monate nach Ende der Veranstaltung schriftlich gegenüber dem DVFG geltend zu machen. Später eingehende Forderungen des Ausstellers werden nicht mehr berücksichtigt (Ausschlussfrist).

16. Höhere Gewalt

Fälle höherer Gewalt, die dem DVFG ganz oder teilweise an der Erfüllung seiner Verpflichtung hindern, entbinden den DVFG bis zum Wegfall der höheren Gewalt von der Erfüllung des Vertrages. Der DVFG hat den Aussteller hiervon unverzüglich zu unterrichten, sofern er hieran nicht ebenfalls durch einen Fall höherer Gewalt gehindert ist. Die Unmöglichkeit einer genügenden Versorgung mit Hilfsstoffen, wie Elektrizität, Heizung, etc., sowie Streiks, Aussperrungen oder Vorschriften des Infektionsschutzes werden – sofern sie nicht nur von kurzfristiger Dauer oder vom DVFG verschuldet sind – einem Fall höherer Gewalt gleichgesetzt. 

17. Versicherung

Der DVFG schließt für Aussteller keinerlei Versicherungen ab. Zur Haftungsvermeidung, insbesondere für Beschädigungsrisiken, empfiehlt der DVFG dringend den Abschluss einer Ausstellungsversicherung. Soweit keine Ausstellungsversicherung vorliegt, ergeben sich eventuell Haftungsrisiken für Beschädigungen, die von den Ausstellern zu tragen sind.

18. Schlussbestimmungen

  1. Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung der Schriftformklausel.
  2. Sollte eine der Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine dem Sinn und Zweck dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechende, angemessene und zulässige Regelung.
  3. Gerichtsstand im Verkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist der Sitz des DVFG.